Introduction
La mission de l’Association canadienne des écoles de sciences infirmières (ACÉSI) est d’être un leader dans l’enseignement et l’avancement des sciences infirmières, dans l’intérêt d’une meilleure santé des Canadiennes et des Canadiens. L’ACÉSI est une association à but non lucratif; elle n’exerce aucune activité commerciale, de façon générale, et n’utilise pas non plus ses informations à des fins commerciales.
En outre,
- ses membres sont des établissements, et non des personnes;
- es renseignements qu’elle collecte servent exclusivement à des fins statistiques ou à des fins d’étude ou de recherche érudites.
Par conséquent, l’Association estime que les renseignements qu’elle détient ne sont pas des « renseignements personnels » au sens de la loi. Néanmoins, l’ACÉSI a officiellement adopté une politique de confidentialité parce qu’il pourrait arriver que des renseignements soient exceptionnellement considérés comme personnels et parce qu’elle souscrit au principe d’une gestion responsable. La version préliminaire de cette politique est énoncée ci-dessous.
Contexte général de la collecte de renseignements
Dans le cadre de ses programmes et services, l’ACÉSI collecte des données qui appuient l’enseignement, la recherche et l’avancement des connaissances en sciences infirmières, et ce, à des fins de planification, d’administration et d’établissement de prévisions ou de rapports.
L’ACÉSI recueille des données sur divers sujets, notamment le nombre des étudiants et des étudiantes, les effectifs des corps professoraux, les programmes offerts, leur contexte, les domaines de recherche et les liens internationaux. En outre, les coordonnées et les curriculum vitae de doyens et doyennes, de directeurs et directrices, de professeurs et professeures ainsi que de chercheurs et chercheuses sont parfois recueillis dans le cadre de projets spéciaux.
Toutes les données sont obtenues volontairement par l’intermédiaire des administrateurs des écoles ou de leurs mandataires respectifs. Elles sont rassemblées par programmes et par écoles. Seuls les renseignements concernant les chercheurs et chercheuses peuvent permettre d’identifier une personne, mais ils sont eux aussi soumis de façon volontaire.
Les données recueillies sur l’enseignement et l’avancement des connaissances en sciences infirmières sont publiques et elles figurent dans les rapports de projet, les fiches de renseignements, les bulletins de nouvelles et les sondages sur le Web. Tous les frais exigés par l’ACÉSI pour des rapports servent uniquement à recouvrer les coûts engagés.
Tous les renseignements personnels que l’ACÉSI recueille, qu’il s’agisse de « données brutes » ou d’éléments du dossier d’un employé, sont conservés au sein même de l’ACÉSI, dans des fichiers confidentiels dont l’accès est strictement réservé à la directrice, Base de données/analyste, et à la directrice des Services corporatifs. Des exemples des types de renseignements utilisés par l’ACÉSI sont donnés ci-dessous.
Types de renseignements collectés et utilisés par l’ACÉSI
Voici les types de renseignements que l’ACÉSI collecte et utilise :
A. Coordonnées des personnes-ressources des établissements membres. Ces données servent uniquement pour les communications.
B. Répertoire (coordonnées) des membres du Conseil d’administration de l’ACÉSI et du Bureau de l’agrément (y compris sa banque d’évaluateurs éventuels pour l’agrément), des comités de l’ACÉSI et d’autres personnes qui représentent cette dernière auprès d’organismes à vocation spéciale ou dans le cadre d’affectations particulières.
C. Renseignements sur les attestations d’études des personnes désignées en B ci-dessus. Ces données permettent d’expliquer que ces personnes possèdent les qualités requises pour occuper les postes qui leur ont été respectivement confiés au sein de l’ACÉSI. L’ACÉSI a désormais pour politique d’obtenir à cet égard le consentement des candidats à ces postes. Ces données ne sont pas conservées une fois que les titulaires de ces postes cessent d’exercer leurs fonctions.
D. Renseignements sur les projets de recherche en sciences infirmières qui sont dirigés par des chercheurs et des chercheuses. Bien souvent, il s’agit du montant et de la source des subventions de recherche accordées aux projets. On diffuse ces données pour se soutenir mutuellement, réduire les risques de chevauchement et appuyer l’obtention de subventions de recherche en général. Ces renseignements sont obtenus auprès des établissements, qui doivent prendre la responsabilité d’obtenir tous les consentements nécessaires des chercheurs et chercheuses concernés. Après une période d’environ cinq ans, ces données sont archivées, mais il est possible d’y avoir accès dans le but de suivre les tendances de l’évolution historique en matière de recherche.
E. Renseignements sur les intérêts en recherche des personnes associées à l’ACÉSI. L’établissement de listes de chercheurs et chercheuses ayant des intérêts semblables facilite la création de réseaux. L’ACÉSI a pour politique d’obtenir le consentement des personnes concernées avant de dresser de telles listes. Les données concernant les intérêts d’un chercheur ou d’une chercheuse en particulier ne sont pas conservées une fois que celui-ci ou celle-ci a mis fin à son association avec l’ACÉSI ou a indiqué que le réseautage à cette fin ne l’intéressait plus.
F. Sondages sur la rémunération des doyens/directeurs des programmes de sciences infirmières. L’ACÉSI effectue périodiquement de tels sondages, après avoir obtenu le consentement écrit des participants. Les données recueillies sont groupées pour protéger l’anonymat de ces derniers. Après une période d’environ cinq ans, ces renseignements sont archivés, mais il est possible d’y avoir accès pour suivre les tendances de l’évolution historique tout en en conservant le caractère anonyme des données.
G. Sondages d’opinions auprès de chercheurs et chercheuses et d’autres leaders d’opinionconcernant la recherche en sciences infirmières au Canada. L’ACÉSI mène périodiquement de tels sondages, après avoir obtenu le consentement écrit des participants. Une fois les sondages terminés, les données recueillies sont transmises à une entreprise privée d’experts-conseils et les résultats obtenus ne révèlent aucune réponse individuelle; de plus, après que les données ont été rassemblées, le chercheur est tenu, par contrat, de détruire tout élément permettant d’établir un lien entre des personnes et des opinions.
H. Inscriptions à des conférences et à des réunions (coordonnées des participants). Ces renseignements sont utilisés exclusivement pour faciliter le processus d’inscription, sauf si les participants ont aussi manifesté (par écrit) leur intérêt pour le réseautage mentionné en E ci-dessus.
I. Registres des ventes. Il s’agit des coordonnées des personnes qui ont commandé des produits (p. ex. des publications) et de la nature de leurs achats. Ces renseignements ne comprennent cependant pas de données/relevés de cartes de crédit, puisque l’ACÉSI n’accepte pas ce mode de paiement. Ces renseignements sont conservés pendant sept ans au cas où il faudrait s’en servir, notamment à des fins fiscales.
J. Renseignements recueillis dans le cadre de mises en candidature pour des prix, notamment des témoignages et des descriptions de titres et de qualités. Ces données sont utilisées uniquement pour les besoins de l’événement en question et il est obligatoire d’obtenir une autorisation écrite des candidats pour les utiliser. Les noms de certaines personnes ayant des liens avec les candidats figurent parfois sur les formulaires d’inscription. Ces renseignements ne sont pas conservés après la remise des prix.
K. Procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration, à la disposition de l’ensemble des membres. Les membres du Conseil d’administration consentent, au moment de leur nomination, à ce que leurs déclarations/opinions soient diffusées de cette façon.
L. Le bureau de l’ACÉSI détient des renseignements personnels sur ses employés. Ces données sont utilisées exclusivement dans le cadre des activités de dotation et de gestion du personnel. Elles sont conservées pendant sept ans au cas où il faudrait s’en servir, notamment à des fins fiscales.
L’ACÉSI ne vend pas la liste de ses établissements membres à des tiers. Elle ne l’échange pas non plus avec des tiers, conformément aux directives énoncées dans sa Politique sur la diffusion des coordonnées des personnes-ressources des écoles membres de l’ACÉSI (CASN Policy on Distribution of CASN Member School Contact Information), sauf s’il s’agit d’une situation d’urgence décrite dans ce document.
Sécurité
- Au bureau de l’ACÉSI, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est la directrice générale.
- e système est sécurisé.
- Tout établissement membre peut demander n’importe quand d’avoir accès à ses propres dossiers d’adhésion.
